Guide de l’utilisateur
Navigation et Commandes de base
La navigation
Les données de ComptaBase sont réparties en différentes tables (par ex. la table des Écritures, la table des Factures etc).
La barre de boutons
Située dans la partie supérieure de chaque fenêtre, la barre de boutons vous permet d’accéder aux commandes principales, en un clic de souris.
Le menu d’impression
Pour accédez au menu des documents imprimés, appuyez sur le bouton 
, situé à droite de la barre de boutons.
Impression à l’écran
Utilisez le bouton 
pour imprimer un document à l’écran.
Le jeu d’enregistrements trouvés
Les opérations en série, telles que l’impression, peuvent nécessiter que vous procédiez vous-même à une sélection des enregistrements au préalable.
.Dupliquer un enregistrement
Lorsque vous devez saisir un nouvel enregistrement, il est parfois plus intéressant de dupliquer un enregistrement existant.
Ainsi, vous gagnerez du temps et éviterez des irrégularités de saisie !
La barre de menus
La barre de menu vous donne accès rapidement au cent pour-cent des commandes et fonctions du logiciel.
Utiliser la comptabilité
Saisie d’une écriture
Pour saisir une nouvelle écriture, utilisez la commande de menu ALLER > ÉCRITURES ou le bouton de navigation 
, et appuyez sur le bouton 
.
L’ouverture du bilan
Si vous venez de créer une nouvelle comptabilité gérée jusqu’ici avec un autre système, vous devez commencer par l’ouverture du bilan.
Saisie d’un compte (plan comptable)
Il peut arriver que vous ayez besoin d’un compte qui n’est pas encore répertorié dans le plan comptable. Afin d’y remédier, allez à la table des comptes 
, puis ajoutez un nouvel enregistrement .
Consultation du détail d’un compte
Vous pouvez consulter le détail d’un compte de façon interactive.
Saisie des paiements électroniques
L’onglet Paiement de la fiche écriture offre toutes les rubriques nécessaires pour l’établissement d’ordres de virement et le paiement de factures par voie électronique.
Préparation d’un fichier de paiements
Lorsque vous souhaitez envoyer l’ordre de paiement, choisissez la commande du menu FICHIER > PRÉPARER UN FICHIER DE PAIEMENT…
Saisie d’une nouvelle monnaie (étrangère)
Après l’installation seule la monnaie étrangère EUR « Euro » est créée. Pour indiquer une autre monnaie dans un compte ou un client, allez à la table des monnaies 
, puis ajoutez un nouvel enregistrement .
Utiliser la facturation
Réglages de la facturation
Afin d’accéder à ces réglages, naviguez dans le programme de facturation puis choisissez la commande du menu FICHIER > RÉGLAGES…
Saisie d’un client
Avant de pouvoir saisir une offre ou une facture pour un nouveau client, il est nécessaire de créer sa fiche. Utilisez la commande de menu ALLER > CLIENT ou le bouton de navigation 
et appuyez sur le bouton .
puis sur le bouton
Saisie d’un genre de vente
Les genres de ventes permettent d’automatiser la saisie des données relatives au produit ou à la prestation offerte :
Texte, Prix, Unité et Taux TVA situés dans le tableau des lignes de l’offre ou de la facture peuvent toutes être remplies contre la saisie d’un simple code.
Saisie d’une facture
Pour ajouter une nouvelle facture, appuyez sur le bouton 
puis sur le bouton ou facturez une offre existante.
Facturation d’une offre
Une fois l’offre acceptée et/ou le travail effectué, vous pouvez créer votre facture en reprenant toutes les données de l’offre.
En vue Liste, activez l’offre et servez-vous du bouton popover 
situé à l’extrême droite de la ligne puis appuyez sur le bouton [Facturer].
Encaissement d’une facture
Une fois la facture honorée par votre client, la façon d’enregistrer l’encaissement est généralement la suivante :
Saisie d’un acompte reçu
Dans ComptaBase, un acompte est un encaissement reçu en avance (p.ex. à la commande) à valoir sur une prochaine facture.
Il est important de l’enregistrer sans attendre pour obtenir un bilan correct en comptabilité et éviter une erreur de facturation.
Utiliser un acompte disponible
Si votre client vous a versé un acompte à la commande, il convient d’utiliser cet acompte avant de lui faire parvenir votre facture.
Saisie d’une note de crédit
Dans ComptaBase, une note de crédit n’est autre qu’une facture avec un total à payer en négatif.
Pour ajouter une nouvelle note de crédit, appuyez sur le bouton puis sur le bouton ou créditez une facture existante.
Créditer une facture
Il est possible de compenser partiellement ou entièrement une facture en provocant la création d’une note de crédit automatique.
Choisissez la commande du menu ENREGISTREMENTS > CRÉDITER LA FACTURE…
Imprimer des rappels (relances)
Pour imprimer des rappels sur vos factures échues, suivez cette procédure :
Maintenance
Ajouter un nouvel exercice
Il est possible de créer en tout temps un nouvel exercice, même si le précédent n’est pas clôturé.
Cependant, l’unique contrainte est d’y procéder dans l’ordre chronologique.
Clôturer l’exercice
Lorsque toutes les vérifications nécessaires auront été effectuées, il conviendra de clôturer l’exercice achevé.
Dès lors, vous pourrez imprimer les documents finaux.
Rouvrir le dernier exercice clôturé
En cas d’erreur constatée après la clôture, vous pouvez rouvrir temporairement le dernier exercice clôturé.
Réévaluer les comptes en monnaie étrangère / devise
Si vous gérez des comptes en monnaie étrangère / devise, vous devriez les réévaluer avant la clôture.
Cela consiste à recalculer ces comptes en monnaie de base pour l’impression du bilan.
La copie de sécurité
Lors de chaque fermeture du programme, une copie de sécurité est créée dans votre dossier Documents.
Elle vous protège contre une éventuelle corruption du fichier en cas de fermeture incorrecte.
Réglages de la comptabilité
Afin de modifier les réglages de votre comptabilité, naviguez dans le programme de comptabilité puis choisissez la commande du menu FICHIER > RÉGLAGES…