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Guide de l’utilisateur

Navigation et Commandes de base

La navigation

Les données de ComptaBase sont réparties en différentes tables (par ex. la table des Écritures, la table des Factures etc).

La barre de boutons

Située dans la partie supérieure de chaque fenêtre, la barre de boutons vous permet d’accéder aux commandes principales, en un clic de souris.

Le mode recherche

Le Mode Recherche de ComptaBase vous permet de définir des requêtes complexes parmi des milliers d’enregistrements.

Pour basculer dans ce mode, servez-vous de la commande de menu AFFICHAGE > RECHERCHER… ou du boutonbtn_rechercher.

Dupliquer un enregistrement

Lorsque vous devez saisir un nouvel enregistrement, il est parfois plus intéressant de dupliquer un enregistrement existant.

Ainsi, vous gagnerez du temps et éviterez des irrégularités de saisie !

La barre de menus

La barre de menu vous donne accès rapidement au cent pour-cent des commandes et fonctions du logiciel.

Utiliser la comptabilité

Saisie d’une écriture

Pour saisir une nouvelle écriture, utilisez la commande de menu ALLER > ÉCRITURES ou le bouton de navigation nav_button_ecritures, et appuyez sur le bouton btn_ajouter.

L’ouverture du bilan

Si vous venez de créer une nouvelle comptabilité gérée jusqu’ici avec un autre système, vous devez commencer par l’ouverture du bilan.

Saisie d’un compte (plan comptable)

Il peut arriver que vous ayez besoin d’un compte qui n’est pas encore répertorié dans le plan comptable. Afin d’y remédier, allez à la table des comptes nav_button_comptes, puis ajoutez un nouvel enregistrement btn_ajouter.

Saisie des paiements électroniques

L’onglet Paiement de la fiche écriture offre toutes les rubriques nécessaires pour l’établissement d’ordres de virement et le paiement de factures par voie électronique.

Saisie d’une nouvelle monnaie (étrangère)

Après l’installation seule la monnaie étrangère EUR « Euro » est créée. Pour indiquer une autre monnaie dans un compte ou un client, allez à la table des monnaies nav_button_monnaies, puis ajoutez un nouvel enregistrement btn_ajouter.

Utiliser la facturation

Saisie d’un client

Avant de pouvoir saisir une offre ou une facture pour un nouveau client, il est nécessaire de créer sa fiche. Utilisez la commande de menu ALLER > CLIENT ou le bouton de navigation nav_button_clients et appuyez sur le bouton btn_ajouter. 

Saisie d’un genre de vente

Les genres de ventes permettent d’automatiser la saisie des données relatives au produit ou à la prestation offerte :

Texte, Prix, Unité et Taux TVA situés dans le tableau des lignes de l’offre ou de la facture peuvent toutes être remplies contre la saisie d’un simple code.

Facturation d’une offre

Une fois l’offre acceptée et/ou le travail effectué, vous pouvez créer votre facture en reprenant toutes les données de l’offre.

En vue Liste, activez l’offre et servez-vous du bouton popover btn_pop_action situé à l’extrême droite de la ligne puis appuyez sur le bouton [Facturer].

Encaissement d’une facture

Une fois la facture honorée par votre client, la façon d’enregistrer l’encaissement est généralement la suivante :

Saisie d’un acompte reçu

Dans ComptaBase, un acompte est un encaissement reçu en avance (p.ex. à la commande) à valoir sur une prochaine facture.

Il est important de l’enregistrer sans attendre pour obtenir un bilan correct en comptabilité et éviter une erreur de facturation.

Utiliser un acompte disponible

Si votre client vous a versé un acompte à la commande, il convient d’utiliser cet acompte avant de lui faire parvenir votre facture.

Créditer une facture

Il est possible de compenser partiellement ou entièrement une facture en provocant la création d’une note de crédit automatique.

Choisissez la commande du menu ENREGISTREMENTS > CRÉDITER LA FACTURE…

Maintenance

Ajouter un nouvel exercice

Il est possible de créer en tout temps un nouvel exercice, même si le précédent n’est pas clôturé.

Cependant, l’unique contrainte est d’y procéder dans l’ordre chronologique.

Clôturer l’exercice

Lorsque toutes les vérifications nécessaires auront été effectuées, il conviendra de clôturer l’exercice achevé.

Dès lors, vous pourrez imprimer les documents finaux.

La copie de sécurité

Lors de chaque fermeture du programme, une copie de sécurité est créée dans votre dossier Documents.

Elle vous protège contre une éventuelle corruption du fichier en cas de fermeture incorrecte.